Votre guide utile de déménagement d’entreprise

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Le déménagement d’entreprise est une étape décisive dans la vie de toute entreprise. De la recherche d’un nouveau local, à la préparation du transfert et la mobilisation des équipes, les étapes à suivre sont certainement nombreuses et nécessitent une préparation à l’avance. D’ailleurs, une mauvaise organisation peut faciliter impacter l’ambiance au bureau, voire même le chiffre d’affaires de l’entreprise.

Pour réussir votre déménagement professionnel sans tracas, cet article vous présente tout ce qu’il faut savoir. 

Les clés de succès d’un déménagement professionnel

Afin de réussir son Déménagement entreprise ile de France, une organisation optimale et à l’avance est essentielle. D’ailleurs, c’est le premier facteur de succès lors d’un déménagement. 

L’organisation d’un déménagement d’entreprise doit commencer en amont du projet, voire même avant 6 mois de la date de départ envisagée. Ce temps est nécessaire pour préparer sereinement le transfert sans qu’il ait trop d’impacts sur l’activité de l’entreprise et pour organiser et préparer convenablement les nouveaux locaux. Durant cette période, il faut également prévenir différents acteurs, notamment les collaborateurs, les clients et le bailleur. 

Après avoir trouvé le local idéal et fixé la date de départ, il est indispensable d’établir un cahier des charges précis. Ce dernier va contenir la totalité des besoins de l’entreprise et détaillera le calendrier du déménagement, la totalité des tâches à réaliser ainsi que les moyens à mettre en œuvre. Par ailleurs, il est utile de nommer un responsable du déménagement afin de coordonner plus efficacement l’ensemble des opérations. 

Accompagner les collaborateurs durant le transfert d’entreprise

Pour réussir un déménagement entreprise île de France, il ne faut pas négliger l’aspect humain et se concentrer uniquement sur la logistique. En effet, il est essentiel de prévenir les collaborateurs et les représentants du personnel le plus tôt possible. De cette manière, chaque personne concernée par le déménagement aura le temps de se préparer psychologiquement et matériellement. 

Certes, le transfert d’entreprise peut soulever certaines doutes et craintes chez les collaborateurs. Pour cette raison, leur accompagnement s’avère une étape essentielle pour qu’ils acceptent le changement. Ainsi, il convient de rassurer les collaborateurs et de les impliquer. L’entreprise concernée peut alors préparer des visites aux nouveaux locaux et tenir en compte les suggestions et les idées de ses collaborateurs. 

L’accompagnement des collaborateurs peut également inclure des mesures matérielles. De ce fait, il est possible de proposer des primes de déménagement, de communiquer certaines aides financières disponibles ou autres. 

Respecter le préavis du bail

Généralement, la période de préavis est de 6 mois avant le moment de départ. Pour cela, il est important de prévenir le bailleur par acte d’huissier ou par lettre recommandée au moins 6 mois avant la date de déménagement envisagée. C’est un acte décisionnel important pour toute entreprise vu son caractère définitif. 

Peu importe la période du préavis fixée dans le contrat, il est alors essentiel de la respecter afin d’éviter toute sorte de complications administratives. En effet, ces complications sont certainement inutiles pendant la période de déménagement déjà mouvementée. 

Les formalités administratives à effectuer

Une fois le nouveau local est trouvé et le bail est signé, il est important de déclarer auprès de l’administration responsable ainsi qu’auprès des partenaires ce changement d’adresse. Les clients et les différents prestataires de l’entreprise doivent également être notifiés. 

Par la suite, il est indispensable de modifier progressivement l’adresse professionnelle sur tous les documents officiels, notamment les brochures, les en-têtes des lettres et les cartes de visite. C’est également une excellente opportunité pour les entreprises qui cherchent à revoir le design de leur visuel de communication.