Les outils de communication pour les petites entreprises

Tout le monde parle des avantages du travail à distance… mais parlons franchement des pièges potentiels. Un problème majeur auquel les équipes peuvent être confrontées lorsqu’elles passent à des équipes distribuées : l’effritement de la communication.

Lorsque vous ne pouvez pas vous rendre au bureau d’un collègue pour lui poser une question, beaucoup de choses peuvent se perdre dans la traduction. Quelqu’un peut mal interpréter le ton que vous employez dans un e-mail, ou une tâche peut tout simplement passer à la trappe. En fait, , la collaboration et la communication sont deux des plus grandes difficultés rencontrées par les travailleurs à distance.

La dernière chose dont vous avez besoin, ce sont des ralentissements qui pourraient entraîner une perte de productivité et de revenus. Heureusement, il existe des outils abordables conçus pour permettre à chacun de rester en contact étroit, quel que soit son lieu de travail.

Que sont les “outils de communication”, d’ailleurs ?

En un mot, les outils de communication sont des solutions numériques qui aident les équipes à collaborer et à être plus productives. Il existe de nombreuses façons de communiquer sur le lieu de travail. Il y a donc naturellement de nombreux outils différents sur le marché, qui répondent à différents objectifs clés. De la messagerie d’équipe aux appels vidéo, de la gestion de projet à la gestion des tâches, il y en a pour tous les besoins.

Le point commun de tous ces outils est qu’ils vous aident, vous et votre équipe, à vous connecter en temps réel, même si vous ne vous trouvez pas physiquement dans le même espace.

Pourquoi les outils de communication sont-ils importants pour les entreprises ?

Vous est-il déjà arrivé de vous perdre dans une interminable chaîne de courriels à réponses multiples ? Ou passé une journée tellement remplie de réunions successives que vous n’avez pas pu travailler ?

Vous n’êtes pas le seul. Combien d’heures perdons-nous chaque jour à fouiller dans nos boîtes de réception et à perdre du temps dans des réunions inutiles alors qu’il aurait suffi d’un simple message ou d’un courriel ?

Si les outils de communication en ligne n’éliminent pas nécessairement tous les courriels ou réunions, ils peuvent vous aider à travailler plus efficacement avec d’autres personnes.

Par exemple, les outils de messagerie de groupe et de chat vous permettent d’envoyer des messages rapides, tandis que les outils de gestion de projet aident les employeurs à suivre les projets et à hiérarchiser rapidement les tâches.

En gardant ces faits à l’esprit, on comprend pourquoi il existe tant d’applications conçues pour nous aider à communiquer plus rapidement, à mieux collaborer et, en fin de compte, à accomplir plus de travail en moins de temps.

Pourtant, il peut être difficile de savoir quel outil convient le mieux à votre entreprise. Le tampon encreur est par exemple, un outil essentiel de communication pour l’entreprise.

La solution dispose-t-elle d’une gamme de fonctionnalités adaptées à vos besoins ?

En lisant ce guide sur les outils de communication d’équipe, vous verrez que tous les outils n’offrent pas une abondance de fonctionnalités. Certains sont plus spécialisés en fonction de votre secteur d’activité et des besoins de votre entreprise. Par exemple, Jira est conçu pour les équipes de logiciels, tandis que Trello est surtout utilisé par les équipes créatives. Certaines entreprises n’ont tout simplement pas besoin de nombreuses fonctionnalités. Cependant, il n’y a pas de mal à les avoir.

Peut-être n’avez-vous jamais envisagé l’idée de disposer d’un outil d’appel vidéo HD qui puisse également vous aider à gérer des tâches et à offrir des analyses commerciales. Cet outil peut faire tout cela et plus encore. Imaginez collaborer avec des collègues sur un tableau de projet Trello et passer directement à un appel rapide pour expliquer vos notes supplémentaires.

Analysez les besoins de votre entreprise et demandez-vous si vous ne pourriez pas bénéficier de fonctionnalités supplémentaires, telles que l’intégration des e-mails Outlook ou Gmail, que vous n’avez pas encore essayées.

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